Allmänt Sedan maj 2018 gäller särskilda EU-regler för hantering av personuppgifter. En personuppgift är all sorts information som medför att en enskild individ kan identifieras. Exempel på personuppgift är förutom personnummer, namn, e-postadress, fotografi eller en karaktärsbeskrivning av en individ. Det finns också personuppgifter som inte får registreras, annat än i undantagsfall. De är t ex individens etniska ursprung, politiska åsikter, religiösa övertygelse, medlemskap i fackförening, sexuella läggning mm.  Vissa uppgifter får behandlas om det har ett tydligt syfte. Grunden till detta kan vara avtal, rättslig förpliktelse, samtycke har medgivits, att det finns en intresseavvägning, det är en uppgift av allmänt intresse, myndigheterna kräver information på individnivå eller att det finns ett grundläggande intresse.

Dataskyddsförordningen gällande elever på LEL

När man kommer och skuggar på LEL sparas uppgifter om namn, e-postadress och vilket instrument man spelar. Så snart den påföljande antagningen är klar makuleras all e-postkonversation kring skuggningen.

För de elever som gör ett antagningsprov på LEL sparas uppgifter om namn, instrument, högstadieskola, vald inriktning på LEL samt resultaten från antagningsproven. För de elever som inte kommer in gallras informationen så snart eleven normalt sett har slutat gymnasieskolan. För antagna elever sparas informationen ytterligare något år.

Elevregister förs i ett, för upptagningsområdet, centralt system – IST. Här lagras, förutom namn, adress, telefonnummer, uppgifter om elevens studieväg/studieplan samt betyg. Detta register ska alla skolor hålla uppdaterat och gallring sker centralt.

När en elev börjar på LEL samlas en mängd information om eleven och dess vårdnadshavare in. Denna information behandlas varsamt och gallras efter det att eleven slutat på LEL. När det gäller hälsojournal hanteras den enligt annan lagstiftning om sekretess. Elevens behov av speciell diet förmedlas till leverantören av skollunchen men också, i förekommande fall, till andra restauranger som ska tillhandahålla mat till eleverna. Denna information gallras så snart eleven har slutat på LEL.

Alla elever och de föräldrar som så önskar läggs in i Skola24. I detta register ligger schemat och grupptillhörigheter samt frånvaroregistreringen. Informationen raderas när eleven slutar på LEL.

Skolan upprättar klasslistor för att enkelt kunna administrera skolförvaltningen. En del av dessa listor innehåller också information om vårdnadshavare. Listorna lämnas endast ut till berörd personal på skolan.

När det gäller arkivering och gallring av nationella prov gäller särskilda regler för friskolor då proven inte är någon offentlig handling. De nationella proven arkiveras per klass och sparas upp till tre år efter det att klassen gått ut på LEL.

Bilder och videoklipp från olika konserter och andra aktiviteter publiceras på skolans hemsida och på skolans Facebook sida. Elevens vårdnadshavare tar ställning via en samtyckesblankett innan publicering sker.

En del lärare vill spara statistik över hur eleverna klarar vissa uppgifter från år till år. Denna statistik sparas i en avidentifierad form efter det att eleven slutat på LEL.

Personuppgiftsincidenter

Om något register t ex har försvunnit eller har hamnat i orätta händer kallas detta för en personuppgiftsincident. Om incidenten kan medföra en risk för de registrerade kommer Datainspektionen att informeras. Problemet kommer att prioriteras så att incidenten medför så liten negativ effekt för individen som möjligt och att registret återställs i ursprungligt skick.